10 bonnes pratiques pour créer et gérer son vivier de candidats

Pour créer un vivier de candidats solide, il faut bien plus que de la simple recherche. C’est une démarche stratégique qui demande d’être organisé et réfléchi. Vous vous sentez perdu face à cette tâche ? Pas de panique, nous allons voir ensemble 10 bonnes pratiques pour vous simplifier la vie. Ces conseils vous aideront à non seulement créer votre vivier de talents, mais aussi à bâtir une relation pérenne avec vos potentiels futurs collaborateurs.

Un vivier de candidats, c'est quoi ?

Un vivier de candidats est un ensemble de profils pré-qualifiés. Les recruteurs les conservent en réserve pour de futurs postes. Ces candidats ne cherchent pas toujours activement un emploi. Cependant, ils ont été repérés comme pouvant répondre à des besoins à venir.

#1. Bien structurer son vivier de candidatures

1- Établissez des critères de qualification simples

Définir des critères de qualification dès le départ permet d’éviter un vivier encombré et peu exploitable. Ces critères peuvent inclure : 

• l’expérience, 
• les compétences techniques, 
• la localisation, 
• la compatibilité avec la culture d’entreprise. 

L’idée est de segmenter les candidats pour mieux les mobiliser lorsque de nouvelles opportunités se présentent.

2- Collectez les candidatures spontanées

Encouragez les candidats à postuler même si aucune offre n'est actuellement disponible. Cela peut se faire par le biais d'un formulaire sur votre site web ou via vos réseaux sociaux. Ces candidatures spontanées enrichissent votre vivier et vous permettent de garder un œil sur des profils potentiellement intéressants.

3- Conserver les candidatures

Une fois que vous avez recueilli des candidatures, conservez ces données de manière sécurisée et organisée. Une bonne gestion des talents permet de ne pas perdre de vue des talents intéressants. Découvrez 7 exemples de viviers de candidats possibles.

4- Gardez les CV des candidats que vous avez refusés

Ne négligez pas les candidatures que vous avez refusées. Même si un candidat n'a pas été retenu pour un poste spécifique, il peut convenir à d'autres opportunités. Conservez leurs CV dans votre vivier et suivez leur parcours professionnel. Ces talents peuvent se révéler précieux lorsque vous aurez des besoins urgents à pourvoir.

“Les candidats que tu as refusés hier peuvent devenir les talents que tu vas recruter demain. Il est essentiel de garder un lien avec eux.” - Nicolas Pasetti, CEO de E-Team. 

5- Utilisez la cooptation

La cooptation est un moyen puissant d'élargir votre vivier de candidats. Encouragez vos employés à recommander des personnes qu'ils connaissent. Cela permet d'attirer des profils déjà alignés sur les valeurs de votre entreprise.

6- Gardez votre base de données à jour

Un vivier efficace est un vivier entretenu. Faites des mises à jour régulières pour éviter d’accumuler des données obsolètes. Relancez les candidats inactifs pour savoir s’ils sont toujours en recherche d’opportunités. Enfin, mettez à jour leurs informations en fonction de leur évolution professionnelle.

7- Ajoutez les bonnes données

Une fois la structure du vivier mise en place, il est temps de procéder au tri des profils. Identifiez les talents qui correspondent aux valeurs de l’entreprise, aux compétences requises et aux projets de développement. Voici les informations à inclure :

• Identité et coordonnées : pour faciliter la prise de contact.
• Source du profil : historique des candidatures, cooptation, mobilité interne, sourcing LinkedIn, etc.
• Parcours professionnel : compétences, années d’expérience, CV, lien LinkedIn et postes envisagés pour chaque profil.
• Historique des précédents échanges : annotations des recruteurs pour garder une trace des interactions.

#2. Faire attention au cadre légal

Le Code du travail impose un cadre légal pour l’utilisation du vivier de candidats. Il est impératif de le déclarer à la CNIL. La collecte de certaines informations, comme l’origine raciale ou les convictions politiques, est interdite. Les recruteurs doivent informer les candidats sur la collecte de leurs données et la durée de conservation de celles-ci. Les candidats ont le droit d’accéder à leurs informations personnelles et de s'opposer à cette collecte.

Les ATS modernes permettent aux recruteurs de gérer les données candidates en toute conformité avec le RGPD. Ces logiciels centralisent la collecte, la gestion et la conservation des données. Ils respectent également les règles de transparence et d'information des candidats. Grâce à des fonctionnalités de suivi des durées de conservation, les ATS s'assurent que les informations sensibles soient anonymisées ou supprimées dans les délais légaux.

#3. Segmenter l’information pour une recherche rapide

Créez des catégories précises pour retrouver rapidement les talents au bon moment. Par exemple :

• Domaine d’expertise (marketing, IT, commercial…).
• Niveau d’expérience (junior, Senior…).
• Disponibilité (en recherche active, en poste mais ouvert…).
• Interaction avec l’entreprise (entretien passé, recommandé, spontané…).

Si vous utilisez un outil, celui-ci doit offrir des filtres, tags, scoring et un moteur de recherche performant. Vous pourrez alors retrouver rapidement les profils pertinents.

#4. Mettre à jour les profils régulièrement 

Pour que votre vivier reste pertinent, vérifiez tous les 3 à 6 mois que les informations des candidats sont encore valables. Cela inclut l'ajout de nouvelles compétences, expériences ou changements de situation professionnelle. Un candidat peut être passé de “junior” à “confirmé” en quelques mois, et son statut de recherche peut évoluer.

Pensez également à faire le tri pour éviter d’avoir une base remplie de candidats inactifs ou non pertinents.

#5. Maintenir une relation active avec les candidats

Il est essentiel de maintenir des interactions régulières avec les candidats, même ceux qui n'ont pas été retenus immédiatement. Ces candidats peuvent revenir dans le processus de recrutement après avoir évolué. Cette approche permet de maximiser le potentiel du vivier en capitalisant sur des relations à long terme.

Comment maintenir une relation active avec les candidats de son vivier ?

• Envoi mensuel d’une Newsletters RH avec offres d’emploi, actualités de l’entreprise et conseils carrière.
• Invitations à des webinaires, job cafés ou networking RH.
• Groupe LinkedIn ou Slack pour partager des opportunités et conseils.
• Relance stratégique des candidats ayant évolué professionnellement.

“Tu peux inclure des articles pertinents pour les candidats, comme des tendances du secteur dans lequel ils évoluent. Cela montre que l’entreprise comprend leurs enjeux et se soucie de leur développement.” - Nicolas Pasetti, CEO de E-Team.

#6. Personnaliser les échanges

Les messages génériques maintiennent le contact, mais la personnalisation engage mieux. Segmentez les candidats selon leurs compétences ou la raison de leur rejet. Adaptez ensuite vos communications pour les rendre plus pertinentes.

Exemples :

• Messages post-entretien personnalisés : envoyez un e-mail spécifique à chaque candidat non retenu en expliquant pourquoi son profil pourrait correspondre à d'autres opportunités futures. A savoir que certains outils ATS peuvent automatiser ces réponses si l’afflux de candidatures est important et difficile à gérer.
  • Exemple : “Votre profil est intéressant pour des postes en gestion de projet, nous vous recontacterons dès qu'une opportunité se présentera.”
• Relances basées sur l'évolution professionnelle : contactez un candidat plusieurs mois après son entretien pour voir s’il a acquis de nouvelles compétences.
  • Exemple : “Vous aviez mentionné vouloir évoluer en data analysis. Avez-vous suivi une formation ? Nous avons une nouvelle opportunité qui pourrait vous intéresser.”
• Campagnes segmentées par compétences : envoyez des offres d’emploi spécifiques aux candidats en fonction de leurs expertises.
  • Par exemple, un recruteur tech segmente son vivier par langage de programmation. Il envoie ensuite des offres ciblées uniquement aux développeurs Java.
• Communication adaptée selon le motif du rejet : proposez des conseils ou des ressources aux candidats en fonction des axes d’amélioration identifiés lors de leur candidature.
  • Exemple : “Votre candidature a été écartée faute d’expérience en gestion d’équipe. Voici une formation gratuite sur le management qui pourrait vous aider.”
• Messages interactifs : envoyez un quiz ou un sondage pour comprendre les attentes des candidats et adapter les relances en conséquence.
  • Exemple : Si vous êtes un cabinet de recrutement, vous pouvez proposer aux candidats de remplir un formulaire sur leurs nouvelles aspirations professionnelles pour mieux les cibler lors des prochaines offres.

“Tu peux envoyer des messages plus ciblés à des groupes de candidats, en fonction de leurs compétences ou des raisons pour lesquelles ils n'ont pas été retenus.” - Nicolas Pasetti, CEO de E-Team. 

#7. Gamifier les interactions

Engagez les candidats de manière ludique en créant des jeux ou des concours. Par exemple, proposez des challenges avec des récompenses. Cela peut attirer l'attention des candidats et améliorer leur expérience avec la marque employeur.

Les jeux et challenges sont un excellent moyen d’engager les candidats, surtout s'ils peuvent gagner quelque chose ou participer à des actions ludiques. Cela crée un lien plus fort avec la marque.

#8. Organiser des événements engageants

Un vivier de candidats ne se limite pas à une base de données figée. Pour le rendre vivant et engageant, organisez des événements qui permettent de garder un lien actif avec les talents et de leur offrir des opportunités d'interaction avec votre entreprise.

Quels types d’événements mettre en place ?

• Job Dating ou Afterwork RH : organisez des rencontres informelles pour discuter des opportunités de carrière et présenter votre entreprise.
• Webinaires et tables rondes : animez des événements en ligne sur des thématiques RH ou sectorielles pour attirer et captiver les candidats.
• Portes ouvertes : permettez aux talents de découvrir votre culture d’entreprise en immersion.
• Hackathons ou Challenges RH : proposez des compétitions permettant aux candidats de démontrer leurs compétences et de se distinguer.
• Ateliers de développement professionnel : offrez des formations sur le personal branding, la préparation aux entretiens ou encore le networking.

Ces événements sont l’occasion de créer une relation durable avec les candidats et de leur donner une raison de garder votre entreprise en tête.

“Les jeux et challenges sont un excellent moyen d’engager les candidats, surtout s'ils peuvent gagner quelque chose ou participer à des actions ludiques. Cela crée un lien plus fort avec la marque.” - Nicolas Pasetti, CEO de E-Team. 

#9. Définir des indicateurs simples

Gérer un vivier de candidats demande du temps et de l’organisation. Pour mesurer son efficacité, il est essentiel de définir des indicateurs clairs et actionnables.

Quels KPIs suivre ?

• Taux de conversion des candidats en embauchés : combien de talents issus du vivier ont été recrutés ?
• Temps de recrutement : le vivier permet-il de pourvoir des postes plus rapidement ?
• Taux d’engagement des candidats : mesurez la réactivité des candidats aux communications (e-mails, événements, offres d’emploi).
• Mise à jour des données : quel pourcentage de profils sont actualisés régulièrement ?
• Satisfaction des candidats : recueillez des retours via des enquêtes pour améliorer l’expérience candidat.

En suivant ces indicateurs, vous pourrez optimiser votre stratégie et améliorer en continu votre gestion du vivier.

#10. Ajuster et améliorer continuellement son approche

Un bon vivier de candidats est un vivier qui évolue avec les besoins de votre entreprise et les attentes des talents. Adoptez une approche agile pour améliorer continuellement vos pratiques.

Comment optimiser votre vivier en continu ?

• Analysez régulièrement les performances : basez-vous sur vos KPIs pour ajuster votre stratégie.
• Testez de nouvelles méthodes : expérimentez des approches innovantes comme l’intelligence artificielle pour le matching de candidats.
• Recueillez du feedback : interrogez vos candidats et vos recruteurs pour identifier les axes d’amélioration.
• Adaptez votre communication : ajustez le ton et le canal de vos interactions en fonction des attentes des talents.
• Anticipez les besoins futurs : travaillez en collaboration avec les managers pour anticiper les postes clés à venir et adapter votre vivier en conséquence.

Un vivier efficace est un outil stratégique qui vous permet d'anticiper vos recrutements, de gagner du temps et de garantir une expérience candidat fluide et engageante.