Stratégie de cooptation en recrutement : pourquoi et comment ?

Embaucher sa femme comme attachée parlementaire, ça s’appelle du piston. Embaucher le proche d’un de vos collaborateurs parce que son profil est excellent et qu’il vous a été conseillé, ça s’appelle de la cooptation. Et la cooptation, c'est le futur.  On vous en dit plus !

Qu'est ce que la cooptation ?

Par pure définition, la cooptation en recrutement est l’acte de recommander une personne pour un poste dans une entreprise. La cooptation, aussi appelé "recrutement participatif" est une des techniques utilisée par les recruteurs pour diversifier leur stratégie de recrutement. Dans un contexte de "guerre des talents", c'est une pratique très efficace pour trouver des profils rares. 

La cooptation est souvent confondue avec le "piston", attention à ne pas faire d'amalgame. Le piston correspond à une pratique selon laquelle une personne accède à un poste sans disposer des compétences requises. Dans un processus de cooptation, le coopté va devoir passer toutes les étapes classiques du recrutement, de l’entretien aux tests.

Pourquoi mettre en place un programme de cooptation ?

#1. Un accélérateur de recrutement

Le fait de coopter va court-circuiter une bonne partie du processus initial (rédaction, publication sur les jobboards...), tout en accélérant le reste, car un lien fort est déjà naturellement établi avec le candidat.

Pensez également au vivier de candidats rares que vous pouvez vous constituer. C’est un peu comme si on n’avait qu’à secouer le pommier pour en récolter les meilleurs fruits ! La cooptation, c’est avoir un accès rapide et efficace à des profils que l’on n’aurait peut-être jamais pu atteindre autrement. Des talents qui ne recherchent peut-être pas activement un emploi, mais qui pourraient être intéressés par ce que vous avez à leur proposer parce qu’ils ont déjà un contact étroit avec votre entreprise.

Une étude de Jobvite nous dit qu’un recrutement par cooptation prend 29 jours contre 39 jours avec un jobboard ou 55 jours avec le site carrières. 

#2. Une réduction des coûts de recrutement

En cooptant : 

• Vous passez moins de temps à trouver des profils experts
• Vous dépensez moins dans des plateformes d’offres d’emploi, dans les annonces ou pour des recruteurs externes.
• Vous avez moins de candidats, donc moins d'entretiens à passer. 

Selon Steeple, on estime qu’un recrutement par cooptation est 35 % moins onéreux qu’un recrutement classique.

#3. Des candidats mieux qualifiés 

Coopter quelqu’un, c’est par définition, pousser une candidature autre que la sienne ; mais pas n’importe laquelle pour autant. C'est pour cela qu'on pourrait aussi appeler ça "recommandation". En recommandant un membre de son réseau, le coopteur ose mettre sa réputation en jeu, assurant explicitement que le coopté est un excellent candidat. 

D’après le sondage Qapa, 59% des recruteurs constatent ainsi une meilleure qualification des candidats issus de la cooptation. 

#4. Une intégration plus fluide

La cooptation est un acte d’engagement pour le coopteur. Ainsi, en amont du processus de recrutement, il y a de fortes chances que celui-ci devienne un coach naturel pour la personne qu’il réfère. Il aura tendance à le briefer sur les valeurs de l’entreprise et du travail au quotidien. En conséquence, lorsque le nouvel embauché prendra ses fonctions, son intégration sera plus facile et plus rapide, car l’introduction aura souvent déjà été faite !

Selon Jobvite, les recrutés par cooptation sont plus satisfaits de leur emploi et restent plus longtemps dans l’entreprise. 46 % y restent plus d’un an, 45 % plus de deux ans et 47 % plus de trois ans.

#5. Un impact positif sur la marque employeur

Un collaborateur que l’on invite à coopter devient indirectement un représentant de l’entreprise et de ses valeurs auprès de son entourage. C’est aussi simple que ça ! Et pour une entreprise, rien de mieux qu’un excellent bouche-à-oreille, par l’intermédiaire de ses employés eux-mêmes, afin de développer une image de marque positive et forte.

La cooptation est aussi un indicateur du climat social de votre entreprise. Et ce n’est pas exagéré d’affirmer cela ! La cooptation, en plus d’être encouragée, doit être mesurée et surveillée, car elle est la preuve qu’une entreprise est attrayante aux yeux de ses collaborateurs et de leurs proches. 

Si le principe de cooptation ne prend pas dans une entreprise, il faut alors se poser les bonnes questions. Est-ce que le principe a bien été expliqué ? Est-ce que la prime est assez intéressante ? Mais surtout, est-ce que la qualité de vie au travail de mes collaborateurs est assez agréable, à tel point qu'ils sont prêts à encourager leur proche à intégrer mon entreprise ?

#6. Une valorisation des salariés coopteurs : un meilleur engagement

Et nous ne parlons pas uniquement de contrepartie financière ! Le processus de cooptation est souvent accompagné d’une prime ou d’avantages en nature (voyage, bon d’achat…). Toutefois, ce n'est pas le plus important. La cooptation va surtout permettre au coopteur de se sentir reconnu.

En incitant tous les membres de l'entreprise à participer au processus de recrutement, vous allez optimiser vos recrutements, mais aussi fidéliser vos collaborateurs !

#7. Une boucle vertueuse de recrutement 

Adopter une stratégie de cooptation permet de déclencher une dynamique positive au sein de l’entreprise. En misant sur les recommandations internes, les recrutements gagnent en pertinence : les candidats cooptés s’intègrent plus facilement, partagent souvent les valeurs de l’organisation et s’adaptent rapidement à la culture d’entreprise. Résultat ? Des équipes plus soudées, plus engagées, et un turnover qui diminue naturellement. Ce climat de confiance renforce à son tour l’envie des collaborateurs de recommander de nouveaux talents, bouclant ainsi une chaîne de valeur vertueuse et durable.

Des embauches plus pertinentes, des équipes plus engagées, un meilleur turnover : tout s’enchaîne positivement.

Comment mettre en place une stratégie de cooptation efficace pour son recrutement ?

#1. Définir un cadre clair

Avant de lancer un programme de cooptation, il est crucial de poser des bases solides. Un cadre bien défini permet d’éviter toute confusion et d’assurer l’efficacité du dispositif.

• Quels postes sont éligibles à la cooptation ? Déterminez si le programme concerne tous les types de contrats (CDI, CDD, stagiaires, alternants) ou s’il est réservé à certains profils stratégiques.
• Quels critères doivent remplir les candidats recommandés ? Précisez les compétences requises, l’expérience minimale et les soft skills attendus.
• Quelles sont les modalités de validation des recommandations ? Mettez en place un processus clair pour analyser les candidatures cooptées, avec un suivi structuré et transparent.
• Quel sera le rôle des managers et des RH ? Impliquez-les dans l’évaluation des profils et la communication interne du programme.
• Comment éviter les abus ? Prévoyez des garde-fous pour s’assurer que les recommandations restent pertinentes et alignées avec les besoins réels de l’entreprise.

Un cadre bien défini garantit que la cooptation reste un levier efficace et équitable pour tous les acteurs du recrutement.

#2. Mettre en place un programme de cooptation attractif

Pour qu’un programme de cooptation fonctionne, il doit être motivant et accessible à tous les collaborateurs. Voici les éléments essentiels à intégrer pour maximiser son efficacité :

• Récompenses et incitations : une prime financière (ex : 500 à 2000 € selon le poste), des avantages en nature (cartes cadeaux, jours de congé supplémentaires, dons à une association au nom du coopteur), ou une reconnaissance interne (mise en avant dans la newsletter interne, événement dédié).
• Processus transparent et fluide : définir clairement les étapes du processus, depuis la soumission de la recommandation jusqu’à l’intégration du candidat, en incluant un suivi régulier pour informer le collaborateur de l’avancée du dossier.
• Facilité d’accès et de participation : utiliser des outils digitaux tels que des plateformes RH (portail RH, ATS) ou des formulaires simplifiés sur l’intranet pour déposer et suivre les recommandations.
• Critères clairs et communication efficace : détailler quels profils sont recherchés et dans quels services, afin d’éviter des recommandations hors cible.
• Challenge et engagement collectif : organiser des campagnes de cooptation avec des challenges internes pour stimuler l’engagement (ex : récompense spéciale pour le plus grand nombre de cooptations réussies dans l’année).

#3. Mobiliser et sensibiliser les collaborateurs

Une dynamique de cooptation, ça se fait connaître, et ça s’entretient. Pour éviter les échecs, il vous faut un processus de cooptation structuré : comment faire, les étapes, les enjeux et les limites. Il faut veiller à ce que vos collaborateurs comprennent, qu'ils sachent ce qu’ils peuvent en tirer (reconnaissance financière, meilleure atmosphère de travail…).

Un programme de cooptation ne fonctionne que si les employés en sont informés, motivés et convaincus de son intérêt. Pour maximiser l’engagement des collaborateurs, il est essentiel de mettre en place une stratégie de communication claire et engageante :

• Communiquer régulièrement sur le programme : utilisez les canaux internes (newsletters, réunions, affiches, Slack) pour rappeler son existence et ses avantages.
• Former et sensibiliser les équipes RH et managers : leur implication est clé pour encourager la cooptation et en assurer le suivi.
• Créer un environnement propice à la recommandation : favoriser une culture d’entreprise où les employés se sentent fiers et impliqués.
• Mettre en avant des success stories : partager des témoignages de collaborateurs ayant coopté avec succès permet d’inciter d’autres à suivre leur exemple.
• Valoriser les coopteurs : mise en place de classements, challenges internes ou récompenses symboliques pour reconnaître leur contribution.

En intégrant ces éléments, vous transformez la cooptation en un véritable levier de recrutement, plébiscité par vos collaborateurs.

4. Mesurer et ajuster la stratégie

Avant de pérenniser une stratégie de cooptation, il est essentiel d’en analyser les résultats pour maximiser son efficacité. Quelques indicateurs clés permettent d’évaluer son impact et d’identifier les axes d’amélioration :

• Nombre de candidatures issues de la cooptation : combien de recommandations sont reçues et combien se transforment en entretiens ?
• Taux de conversion des recommandations en embauches : parmi les candidats cooptés, combien sont finalement recrutés ?
• Temps moyen de recrutement : quelle est la différence entre le délai de recrutement d’un candidat coopté et celui recruté par d’autres canaux ?
• Rétention des talents cooptés : les employés recrutés par cooptation restent-ils plus longtemps dans l’entreprise ?
• Satisfaction des collaborateurs vis-à-vis du programme : recueillir des retours d’expérience via des enquêtes internes pour ajuster les modalités de la cooptation.
• Coût d’acquisition par cooptation : comparer le coût d’un recrutement par cooptation avec celui d’un recrutement classique.

Analyser ces données permet d’optimiser le programme, d’identifier les points de friction et d’ajuster les récompenses ou les critères de sélection si nécessaire.

Les bonnes pratiques et erreurs à éviter pour sa stratégie de cooptation

Tout n’est pas rose avec un système de cooptation, quelques pièges sont à éviter, comme le fait d'abuser sur le recrutement de profils via ce biais. En effet, vous ne pouvez pas recruter tous vos candidats de cette manière. Voici quelques pistes pour vous assurer que la cooptation fonctionne au mieux !

✅ Ce qui fonctionne bien

• Rendre le processus simple et rapide.
• Encourager la diversité des recommandations pour éviter l’uniformité des profils.
• Communiquer régulièrement sur les résultats et les succès du programme pour maintenir l’engagement.
• Impliquer les managers dans la démarche afin de faciliter l’intégration des nouvelles recrues.
• Récompenser de manière motivante, qu’il s’agisse d’avantages financiers ou de reconnaissance interne.
• Analyser et ajuster continuellement le programme en fonction des retours des collaborateurs et des performances observées.
• Limiter la responsabilité du coopteur : le rôle du coopteur est de mettre en relation, non pas de gérer le recrutement. Pour le bon fonctionnement de la suite du processus, cette limite doit être claire et explicite, car c’est la responsabilité des recruteurs (managers, RH, direction, etc.) de gérer tout ce qui vient après la mise en relation.

❌ Les écueils à éviter

• Manque de transparence sur les critères de validation, ce qui peut générer de la frustration chez les employés.
• Processus trop complexe ou administratif qui freine la participation et l’efficacité du programme.
• Favoritisme ou manque de diversité dans les recrutements, ce qui peut entraîner un appauvrissement des perspectives et des compétences.
• Absence de suivi et de communication après une cooptation, laissant les employés dans l’incertitude sur le sort de leur recommandation.
• Ne pas ajuster le programme aux besoins réels de l’entreprise, ce qui risque de le rendre obsolète ou inefficace.

En appliquant ces bonnes pratiques et en évitant ces pièges, votre stratégie de cooptation pourra pleinement jouer son rôle dans l’attraction et la fidélisation des meilleurs talents.

Exemples d'outils utiles

• ATS avec gestion de cooptation : les outils comme Flatchr permettent d’intégrer directement la cooptation au sein du processus de recrutement, en facilitant le suivi des recommandations, l’automatisation des notifications et la mesure des performances.
• Plateformes dédiées : Keycoopt, MyJobCompany. Spécialisées dans la cooptation, ces plateformes offrent un espace où les employés peuvent recommander des candidats, suivre l’évolution de leur dossier et obtenir des récompenses.
• Outils de communication interne : Slack, Notion, ClickUp. Ces outils permettent de diffuser les offres d’emploi en interne, d’animer des campagnes de cooptation et d’encourager les collaborateurs à participer grâce à des rappels et des échanges facilités entre les équipes RH et les employés.

Conclusion

La cooptation est une stratégie de recrutement gagnante, à la fois efficace et humaine. Bien conçue, elle permet de gagner du temps, d’améliorer la qualité des embauches et de renforcer la marque employeur. En impliquant vos collaborateurs dans ce processus, vous transformez votre entreprise en une communauté engagée et proactive.

Flatchr vous aide à automatiser votre processus en vous permettant de bénéficier du réseau des collaborateurs qui recommandent des candidats fiables. Vous pouvez ainsi facilement suivre la candidature cooptée et garantir la réussite de votre recrutement. Si cela vous intéresse, vous pouvez demander une démo de l’outil !