Comment mettre en place un programme de cooptation ?

Saviez-vous que 89% des recruteurs déclarent pratiquer la cooptation selon HR Voice ? C’est dire son importance dans les pratiques RH ! Si ce mode de recrutement a su séduire les recruteurs grâce à ses nombreux avantages, l'instaurer durablement en mobilisant les collaborateurs n’est pas une tâche évidente. Découvrons ensemble les actions pour mettre en place un programme de cooptation efficace.

Qu’est-ce qu’un programme de cooptation ? 

Un programme de cooptation est une stratégie de recrutement qui consiste à encourager les employés d’une entreprise à recommander des candidats qualifiés pour des postes ouverts. En échange, les collaborateurs peuvent recevoir des récompenses, telles qu’une prime financière, des jours de congé supplémentaires ou d’autres avantages.

Comment fonctionne un programme de cooptation ?

1. Un employé recommande un candidat : il soumet la candidature d’une personne de son réseau (ami, ancien collègue, connaissance professionnelle).
2. Le service RH évalue la candidature : si le profil correspond aux attentes, il suit le processus de recrutement habituel.
3. Si le candidat est embauché, l’employé est récompensé : une prime de cooptation est souvent versée après une période d’essai réussie.

Pourquoi mettre en place un programme de cooptation ?

Il existe de nombreux avantages à la cooptation :

✅ Gain de temps et d’efficacité : les candidats recommandés sont souvent plus qualifiés et mieux adaptés à la culture d’entreprise.
✅ Réduction des coûts de recrutement : moins de dépenses en annonces ou cabinets de recrutement.
✅ Amélioration de la rétention : les candidats recrutés par cooptation ont généralement une meilleure intégration et restent plus longtemps.
✅ Renforcement de la marque employeur : les employés deviennent des ambassadeurs de l’entreprise.

C’est une méthode efficace et gagnant-gagnant, à condition d’être bien structurée et motivante pour les employés. 🚀

8 étapes pour créer un programme de cooptation 

#1. Définissez le cadre et les règles de votre programme de cooptation

Cette première étape permet d’établir le pourquoi et le comment de votre programme de cooptation. Comme tout projet, il est essentiel de réfléchir à l'organisation et aux moyens humains et financiers nécessaires à sa bonne réussite. Vous devez donc mettre en place une stratégie cohérente avec votre entreprise et vos processus RH.

Actions à mettre en place :

• Définissez les objectifs du programme : quels sont vos besoins ? Quels seront les postes concernés par le programme ?
• Définissez les règles : qui peut coopter ? Que se passe-t-il si un coopté est recruté ? Et s’il ne l’est pas ? Quelle est la procédure pour recommander un candidat potentiel ? Quels sont les critères à respecter ?
• Choisissez un référent de cooptation : c'est celui qui portera le projet et qui sera le relais principal auprès des managers et collaborateurs.

#2. Choisissez un outil adapté

Il existe des outils digitaux qui peuvent faciliter la mise en place de votre politique de cooptation en interne, en centralisant toutes les informations et actualités sur une plateforme en ligne. Cela permet de faciliter la communication entre tous les participants et de donner de la visibilité sur l'avancée de la cooptation à toutes les parties impliquées (coopteurs, ressources humaines, managers). Bien évidemment, ces outils sont optionnels. C'est à vous de décider si vous en avez l'utilité après avoir cadré votre projet.

Actions à mettre en place : 

• Faites le point sur les outils existants et sur vos besoins de recrutement.
• Réalisez un benchmark des solutions existantes et déterminez vos critères essentiels. 
• Sélectionnez trois outils pour votre cooptation et rencontrez leurs équipes.

#3. Choisissez la ou les récompenses du coopteur

Si généralement les coopteurs se voient offrir une prime pour les récompenser de leur participation, libre à vous d'instaurer des récompenses plus créatives, qui correspondent davantage à votre culture d'entreprise ! Quelle que soit votre décision, vous devez vous assurer d'offrir une récompense qui suscite l'intérêt : elle doit être engageante et attrayante pour vos collaborateurs. 

Actions à mettre en place : 

• Déterminez si la récompense est fixe ou variable (selon le collaborateur et le poste recherché). Par exemple, cela peut être 500€ pour un stagiaire et 3 000€ pour un talent expert.
• Renseignez-vous auprès de votre CSE ou de l'URSAFF pour connaître toutes les modalités liées aux cadeaux en entreprise. 

#4. Définissez les KPIs de votre programme de cooptation

Les KPIs sont des indicateurs qui vous permettent de mesurer les retombées de votre stratégie de cooptation, et de l’ajuster en fonction des résultats. Ils sont essentiels puisqu'ils vous permettent d'assurer la réussite et la justesse de votre programme de cooptation. 

Exemples de KPIs à mettre en place :

• Nombre de cooptations.
• Satisfaction des collaborateurs cooptés et des coopteurs. 
• Taux de rétention des cooptés.
• Taux de transformation : de la recommandation à l'intégration du candidat coopté.

#5. Mettez en place un plan de communication 

Aujourd’hui, seulement 1 personne sur 10 est au courant qu’il existe un programme de cooptation dans son entreprise, selon une étude de Steeple. Le but du plan de communication est de faire connaître et vivre votre programme de cooptation en informant tous vos collaborateurs de son existence et de ses avantages.

 Pour vous aider, vous pouvez nommer votre programme de cooptation : cela facilitera la mémorisation par vos collaborateurs.

Actions à mettre en place :

• Faites des actions multicanales : vous pouvez utiliser les mails, les tableaux d’affichages internes, une plateforme intranet spécifique ou vos réseaux sociaux d'entreprise.
• Mettez en avant les coopteurs : vous pouvez les faire témoigner dans de courtes vidéos et les diffuser en interne et en externe.
• Mettez en place un guide des bonnes pratiques pour le coopteur, à disposition de tous.
• Définissez un rythme de communication avec des actions régulières. Votre programme de cooptation doit pouvoir être actif toute l'année.

#6. Facilitez le processus de cooptation

Pour maximiser l'efficacité de votre programme de cooptation, il est essentiel de simplifier le parcours des collaborateurs qui souhaitent recommander un candidat. Un processus clair et rapide favorise l'engagement des employés et augmente les chances d'attirer des talents qualifiés.

Actions à mettre en place :

• Mettez en place un outil dédié : un formulaire de cooptation simple et rapide à remplir permet de fluidifier le processus et d'encourager les collaborateurs à participer.
• Clarifiez les étapes de validation : assurez-vous que le processus de recrutement des candidats cooptés soit structuré, avec des délais de réponse et de traitement bien définis.
• Faites des feedback aux collaborateurs : informez les employés de l’avancement des candidatures qu’ils ont recommandées et valorisez leur implication, même si la candidature n’est pas retenue.
• Soyez transparent et reconnaissant : mettez en place un système de suivi pour que chaque coopteur sache où en est son candidat dans le processus.

#7. Mesurez et ajustez le programme

Un programme de cooptation efficace repose sur un suivi rigoureux et une amélioration continue. Analyser les performances permet d’identifier les forces et les axes d’optimisation pour maximiser les résultats.

Actions à mettre en place :

• Suivez les performances avec des indicateurs clés : analysez le nombre de cooptations reçues, le taux de conversion en embauche, ainsi que l’impact du programme sur la durée moyenne de recrutement.
• Recueillez les retours d’expérience : mettez en place des enquêtes internes pour comprendre les freins rencontrés par les collaborateurs et identifier les opportunités d’amélioration.
• Analysez les succès et les échecs : examinez les raisons pour lesquelles certaines candidatures cooptées aboutissent ou non à une embauche afin d’ajuster votre approche.
• Ajustez et optimisez : modifiez les récompenses si nécessaire et simplifiez le processus en fonction des retours des utilisateurs pour encourager davantage la cooptation.

#8. Encouragez et pérennisez la cooptation

Pour que la cooptation devienne une pratique ancrée dans la culture de votre entreprise, il est essentiel de la valoriser et de la promouvoir régulièrement. Une dynamique continue garantit une participation active et durable des collaborateurs.

Actions à mettre en place :

• Valorisez les ambassadeurs internes : mettez en avant les collaborateurs qui cooptent régulièrement en partageant leur expérience et en leur offrant des avantages supplémentaires.
• Créez une culture de la recommandation : organisez des événements autour de la cooptation, comme des challenges ou des campagnes de sensibilisation, pour encourager les employés à participer.
• Intégrez la cooptation dans les valeurs de l’entreprise : mettez en place des rituels qui renforcent cette culture, comme des récompenses symboliques ou des célébrations pour les coopteurs actifs.
• Maintenez une dynamique continue : communiquez régulièrement sur le programme de cooptation et adaptez les incentives en fonction des attentes des collaborateurs pour assurer leur engagement durable.

Pour conclure, instaurer un programme de cooptation présente de nombreux avantages. Vous mettez en avant votre marque employeur et recrutez des talents qualifiés ! Le mettre en place dans son entreprise n’est pas toujours une tâche facile mais avec ces 8 étapes, vous avez toutes les cartes en main pour instaurer un programme de cooptation efficace et durable.